Учет наличной иностранной валюты в кассе

Наше предприятие работает с наличной иностранной валютой – мы выдаем данные средства с кассы на командировочные расходы наших сотрудников. Подскажите, пожалуйста, как правильно организовать учет валютной кассы нашей фирмы? Какие документы следует оформлять? Надо ли утверждать лимит наличных средств для данной валюты?

ОТВЕТ: Учет иностранной валюты во все времена беспокоила бухгалтеров, а ее наличная форма — тем более. Такая неуверенность прежде всего связана с нехваткой четко установленных правил, регулирующих наличную валюту.И мы предлагаем включить режим «оптимист» и мгновенно усвоить эту науку.

Документальное оформление наличной иностранной валюты.

Прежде чем отправлять кассира за наличной инвалютой в банк, необходимо выполнить ряд процедур. Ведь, несмотря на отсутствие норматива, который бы устанавливал правила поведения с инвалютой в кассе, показывать ее в учете надо. Как раз в п. З ст. 9 закона о бухучете  четко сказано: операции в инвалюте отражают также в валюте расчетов и платежей по каждой валюте отдельно. Причем одновременно, в целях бухучета, ее следует пересчитать в национальную валюту (ведь финотчетность мы формируем в грн).
Поэтому рекомендуем на каждую валюту завести отдельную кассовую книгу (по экземпляру для евро. долларов и т.д.), где Вы фиксируете суммы в инвалюте, а параллельно — в украинском эквиваленте. Так в свое время советовал и Нацбанк — см. письмо от 27.01.06 г.. № 11-113 / 353-954. Относительно форм первичного учета, то законодательно они не определены. Поэтому Вы можете пойти двумя путями:

  • Разработать бланки самостоятельно по совету Госкомстата Украины из писем от 24.11.06 г.. № 04 / 4-6 / 191 и от 0703.07 г.. № 14 / 2-25 / 149. Обязательное условие – соблюдать требования, оговоренные законом о бухучете для первичного документа.
  • Воспользоваться формами из Положения о ведении кассовых операций НБУ от 15.12.04 г.. № 637. Безусловно, этот вариант предпочтительнее.

Получаем иностранную валюту в банке.

Целевое использование получаемой иностранной валюты, которую юридические лица и физлица — предпринимателями могут получить со своего текущего счета, — обеспечение расходов сотрудников за границу и представительские расходы (проведение встреч, мероприятий за рубежом, связанных с хозяйственной деятельностью предприятия).
Чтобы снять с валютного счета наличные деньги в кассу для обеспечения расходов в загранкомандировке, Вам нужно подать в банк согласно постановления НБУ № 200 от 30\05\2007г следующий пакет документов:

  1. заявление на выдачу наличных;
  2. доверенность уполномоченному лицу на получение наличной инвалюты в кассе банка;
  3. расчет где вы должны указать ФИО сотрудников, которые направляются в загранкомандировку  и непосредственно расчет затрат.

Оформляем валюту в кассе.

Для начала выписываем приходный кассовый ордер (типовая ф. № КО-1) .В графе «Сумма цифрами» предлагаем указывать цифрами сумму в инвалюте, а через дробь — эквивалент в гривне за курсом НБУ на дату поступления в кассу предприятия. А в графе «Сумма (прописью)» фиксируют сумму в инвалюте, в гривнах и сам курс, по которому проводили перерасчет.
Выдаем как и обычно наличную иностранную валюту командировочным по расходному кассовому ордеру (типовая ф. № КО-2).
Не забудьте зарегистрировать валютные ПКО и РКО в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведут по аналогии с гривневым, как мы и договаривались по каждой отдельной валютой. В конце дня все кассовые операции с инвалютой следует отразить в кассовой книге (типовая ф. № КО-4).
Данные по кассовой книги — основание для отражения предприятием операций в инвалютам на соответствующих счетах  бухгалтерского учета. Для этого используется субсчет 302 «Касса в иностранной валюте», а при необходимости на каждый вид валюты открывают субсчета второго порядка (302/1 «Касса в долларах США», 302/2 «Касса в евро» и др.).

Лимит инвалютной кассы.

Как известно, лимит остатка наличных денег в кассе — это предельный размер суммы наличности, который разрешено оставлять в кассе на конец рабочего дня. Нужен ли он для валютной кассы? Считаем, нет. Обратимся к документу — п.8.11 Правил №200 и узнаем: лимит остатков инвалюты в кассе предприятия определяет уполномоченный банк предприятиям, которым разрешено использовать наличную инвалюту как средство платежа. Если Ваша фирма получает валюту только для выдачи средств на покрытие расходов своим работникам за рубеж, переживать о расчете и установлении лимита кассы для иностранной валюты, не стоит.
Но это не значит, что наличную инвалюту Вы можете держать у себя до второго пришествия. Имейте в виду: сумма налички, которая осталась после выдачи подотчетных сумм работникам (или не полностью использованы сотрудником деньги) следует инкассировать в банк в течение пяти банковских дней с момента ее оприходования в кассу фирмы (п. 8.4 Правил № 200). В этот промежуток времени можно смело хранить деньги в кассе.

Оформляем возврат наличной валюты в банк.

Сотрудник, вернувшийся из командировки подает Отчет об использованных средствах, выданные на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Миндоходов Украины от 24.12.13 г. № 845.
К отчету следует приложить пакет документации (транспортные билеты, гостиничные счета, чеки, квитанции) в оригинале. Будьте внимательны! Вместе с Отчетом сотрудник обязан возвратить сумму наличных средств, которая осталась неиспользованная. В дальнейшем иностранную валюту оприходуют в кассе через ПКО, который, в свою очередь, записывают в журнал. Передавая инвалюту в банк, выписывают РКО и вносят в тот же журнал. И, конечно, движение купюр записывают в кассовую книгу для инвалюты (для каждой — отдельный экземпляр!).


Советуем прочесть:

Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.

Яндекс.Метрика